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当我们将先前的系统迁移到SAP时,很不幸,我们创建了许多重复的客户,供应商和收货方。 我们花了一段时间才确定这是一个问题,所以很多人对此都有历史记录,例如销售订单,交货单据,采购订单,发票等。
我们正在寻找清理数据的方法,以使我们的系统干净高效。 我有以下问题可以帮助我们实现这一目标。
#1。 删除重复项或标识它们已过时或不再使用的最佳方法是什么。 我们不想存档它们,因为我们仍然希望能够查看过去使用它们的文档。
#2。 我们如何在任何查找窗口中将它们从搜索中删除,或者至少能够识别出不应使用它们或将其过滤掉。 例如,在VA01中,当选择卖主时,您可以选择"查找"框。 然后,我们可以通过选择适当的帐户组并生成列表来搜索所有选项。 我们如何从该列表中确定哪些不再有效?
请分享有关如何在系统中管理此数据的故事
谢谢!
嗨,
通常,您运行合并过程以识别所有(潜在)重复项。 这将创建记录的键映射/分组,以便您知道哪些记录实际上是相同的。 使用此信息,您可以查看使用这些帐户完成的实际业务。 如果您不想继续使用特定帐户,则可以使用相应的阻止标志,或者如果根本不需要记录,则可以使用相应的"删除标记"标志。
最诚挚的问候
Michael
嗨克里斯汀,
通常您可以在任何时间点标记要删除的记录 。 该标志只是表明您将不再使用该记录。 通常,常见的业务流程也会利用该标志-例如 如果您为标记为删除的客户创建新订单,则肯定会收到错误消息。
此外,您不必担心被标记的记录会立即被删除。 根据对象(例如客户,供应商,物料等),有一些工具会首先检查删除情况。 这些工具在实际删除数据之前肯定会考虑法律,自定义设置等。 仅当对记录感兴趣的每个人最终都同意删除时,才进行删除。
搜索的行为实际上取决于搜索。 我只能评论MDG的搜索。 在那里,您将始终在搜索结果列表中找到记录。 但是,一旦显示其详细信息,就会通知您它的状态。 我们为什么要做这个? 从MDG的角度来看,您需要找到这些记录。 您可能希望它们取消阻止或取消标记以删除。 如果找不到记录,则无法执行此操作。 我猜想其他应用程序的其他搜索行为相似。
亲切的问候
Michael
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